Le télétravail est une option de plus en plus prônée par les entreprises. Par souci d’économie, pour gagner en productivité ou bien tout simplement par envie, les raisons ne manquent pas pour en venir à cette option. En ces temps d’épidémie, le recours massif au travail à distance devient indispensable. Mais comment s’organiser ? quels outils peut-on utiliser ? comment rester en contact avec ses salariés et collègues ? Chez Com6-interactive nous utilisons quelques outils gratuits que l’on vous partage ci-dessous.
Slack : l’outil de messagerie instantanée
De la même manière que messenger ou whatsapp, slack permet d’envoyer des messages à ses collaborateurs.
Pour commencer rien de plus simple, vous devez créer un espace de travail pour toute votre équipe.
Vous devez ensuite inviter tous vos collaborateurs à partir d’une adresse mail. Chacun devra se créer un compte. Avec la formule gratuite, vous pouvez ouvrir des discussions à plusieurs en invitant vos collègues. Vous pouvez également créer des chaines, cela peut être utile pour fonctionner par équipe projet ou services.
Vous pouvez échanger des documents, des liens, vous avez également la possibilité de réaliser des appels vidéos/audios avec une seule personne en version gratuite.
La version payante vous permet de réaliser des conférences vidéos jusqu’à 15 personnes, elle vous permet également de faire du partage d’écran.
Slack permet également de synchroniser vos applications extérieures. Vous pouvez les associer à votre espace de travail et ensuite les appeler. Par exemple : pour organiser vos tâches vous utilisez trello. Et bien vous pouvez venir insérer une carte directement dans slack grâce à une fonction. Vous avez la possibilité de faire la même chose avec google drive.
Bon à savoir : slack peut être téléchargé sur votre ordinateur comme application ou être utilisé dans une fenêtre. C’est utile si vous n’avez pas les autorisations pour installer des logiciels sur votre ordinateur.
Google Hangout : des conférences vidéos jusqu’à 10 personnes
Un autre outil pour converser à plusieurs. D’un point de vue design il est un peu moins intuitif que slack mais il offre les mêmes fonctionnalités de discussion.
La grande différence est que, dans sa version gratuite, hangout vous permet de réaliser des groupes de conversations et de faire des appels audio et vidéos jusqu’à 10 personnes. Le partage d’écran est également disponible dans la version gratuite.
Il faut tout de même vous créer un compte google pour vous connecter. Petite astuce, il suffit qu’une seule personne crée la conversation avec un compte pour qu’elle puisse ensuite envoyer un lien d’invitation et éviter aux autres participants d’utiliser un compte google.
Stockage et partage de documents à distance
Google drive : le roi du partage de document
Bien évidemment, google n’a pas attendu pour proposer des outils collaboratifs. Le drive reste une solution intéressante pour le stockage à distance quand vous n’avez pas accès à votre réseau.
Grâce à un compte google ou tant qu’invité vous pouvez créer un document sur lequel plusieurs personnes peuvent travailler en même temps. Attention tout de même à cette pratique qui peut être source d’erreur.
Vous pouvez également créer des dossiers de stockage à accès restreint qui peuvent être utilisés par les services ou des groupes de collaborateurs.
Organisation du travail
Trello : l’organisation par cartes
Lorsque tout le monde travaille à distance la principale difficulté est de suivre la réalisation des objectifs fixés. Avec trello pour vous pouvez organiser semaine par semaine, jour par jour les tâches de chacun. Chaque tâche correspond à une carte qui peut être dupliquée, déplacée, archivée. Ces tâches sont rangées dans des colonnes que vous nommez comme vous le souhaitez.
- Vous pouvez définir des étiquettes correspondantes à des états d’avancement pour chaque carte.
- Vous pouvez créer des tableaux selon les projets/services. Vous pouvez également notifier quelqu’un en particulier afin de lui poser une question.
- Vous pouvez définir vos tâches dans le temps. Soit en intégrant un temps de réalisation soit en définissant une deadline. Cela vous permet de pouvoir planifier les actions en cours.
- Vous pouvez attribuer une tâche/carte à une seule personne en particulier, cela vous permet de voir en un seul coup d’œil qui fait quoi.
Avec la version payante vous avez la possibilité de venir ajouter des modules supplémentaires : accrocher evernote pour rédiger des mémos, intégrer un outil de visio, associer des calendriers, des notes privées, etc.
Les solutions cloud et plateformes
De plus en plus d’entreprises spécialistes de solution cloud et collaboratives proposent leurs services afin de mettre à disposition de nombreux outils indispensables au travail à distance. Voici pour exemple OVH et d’autres entreprises associées : https://open-solidarity.com/ qui vous offrent la création de serveurs et infrastructures dédiées, de solution de messagerie externe, de plateformes collaboratives etc. Si vous souhaitez en profiter pour mettre en place une structure plus durable, le groupe Com6 peut également vous aider.
Nous utilisons ces outils au quotidien, que ce soit dans notre organisation interne ou avec nos clients. Ils sont intuitifs et proposent tous une version gratuite plus que convaincante. N’hésitez pas à tester et utiliser ces outils afin de faciliter le maintien de vos activités. Vous pouvez également lire notre article sur les outils gratuits de vidéo en ligne si vous avez besoin de communiquer auprès de votre public.
Bon courage à tous