Ca y est le RGPD est en place et vous avez bien compris, il faudra s’y conformer ! Vous avez mis en place les 7 étapes que nous vous avons présenté dans notre article précédent mais en pratique comment je les réalise ? Voici un exemple concret développé pour nos clients chez Com6-Interactive avec la diffusion d’une newsletter.
Insérer un module d’inscription à la newsletter sur mon site
Comme la plupart des organismes, vous utilisez la newsletter comme moyen d’information auprès de vos abonnés. Vous leur proposez des articles, les dernières nouveautés, les actualités de la structure, etc. Et pour récolter de nouveaux abonnés, vous avez un module d’inscription classique. Pour exemple, sur les sites de nos clients, ce module récolte en majorité :
- le nom
- le prénom de l’utilisateur
- ainsi que l’adresse mail
L’internaute valide ensuite l’envoi de ces données via un bouton « je m’abonne ou je m’inscris ».
Exemple d’un de nos clients qui n’est pas encore conforme au RGPD
Requalifier ma base de données pour justifier du consentement de mon utilisateur
En effet, le RGPD impose de prouver que vos utilisateurs ont validé la collecte et l’utilisation de leurs données. Vous devez donc avoir un recueil avec la date, le type de données collectées et l’acceptation de votre utilisateur. Si vous ne l’avez pas, vous n’êtes pas en conformité avec le RGPD. Peut-être que vous n’avez pas encore mis en place les 7 étapes indispensables.
Campagne de requalification et double opt-in
Pour sécuriser votre base de données vous devez lancer une campagne de requalification du consentement. (Si ce terme vous parait flou, on vous l’explique dans notre article précédent) Pour cela, envoyez un nouvel email expliquant les nouvelles mesures légales, et demandez explicitement si votre utilisateur souhaite continuer à recevoir votre newsletter. Vous avez d’ailleurs dû recevoir de nombreux mails à ce sujet, n’hésitez pas en utiliser un pour exemple.
Vous pouvez également paramétrer dans cet envoi, une procédure « douple opt-in » (votre abonné s’inscrit et un mail lui est renvoyé pour confirmer son inscription) qui vous permettra d’être en mesure de prouver que vos utilisateurs ont bien validé/cliqué afin de recevoir votre newsletter.
Vous êtes ainsi sûr d’être conforme aux nouvelles règles du RGPD. On vous rappelle ici les nouvelles mentions obligatoires à insérer dans votre site.
Insérer des mentions spécifiques dans mon module d’inscription à la newsletter
Outre cette campagne, vous devez faire apparaitre, dans votre module, des mentions spécifiques :
« En validant votre inscription, vous acceptez que « mon entreprise » mémorise et utilise votre adresse email dans le but de vous envoyer mensuellement notre lettre d’informations. ».
Si vous souhaitez ajouter un envoi d’offres promotionnelles, vous devez insérer une case à cocher supplémentaire. Attention cette case ne peut pas être pré-cochée. Pensez bien à insérer la fréquence d’envoi de votre newsletter. C’est une recommandation Opquast.
Ci-dessus, l’exemple d’un de nos clients qui s’est mis en conformité avec le RGPD.
Un lien expliquant la procédure de désinscription et votre politique de confidentialité doit être ajouté également.
Attention, si vous souhaitez envoyer des offres promotionnelles ou des bons plans, vous devez l’avoir spécifié dans votre module. Votre internaute doit avoir le choix de ne pas accepter de les recevoir. Vous ne pouvez pas envoyer des mails promotionnels ou toute autre information à un internaute qui s’est inscrit seulement à votre newsletter.
Crédit et source : Codeur.com
Informer, valider, sécuriser sont les maîtres mots à retenir quand vous souhaitez utiliser une newsletter.
- J’informe mon utilisateur du traitement qui sera fait de ses données personnelles.
- Je certifie et conserve sa validation du traitement proposé.
- Je sécurise ma base de données afin d’éviter les fuites ou piratage.
Ces étapes sont réexpliquées dans notre article «les 7 étapes essentielles afin d’être en conformité avec le RGPD».
Vous pensez être au point sur le RGPD ?
Rendez-vous mardi prochain pour tester vos connaissances avec un quiz récap !
Sources
- https://fr.mailjet.com/blog/news/rgpd-comment-requalifier-vos-listes-et-prouver-le-consentement-de-vos-contacts/
- https://fr.mailjet.com/blog/news/rgpd-etapes-pour-prouver-le-consentement-des-contacts/
- https://fr.sendinblue.com/rgpd/
- https://www.cnil.fr/fr/modeles/mention